La gestion des effectifs pendant une crise : l‘organisation des quarts de travail, les rotations et les listes de personnel lorsque les temps sont difficiles
Le travail par postes et sa gestion peut être stressant même dans les meilleurs des cas. Si on y ajoute une crise telle que le Covid-19, la tâche peut devenir accablante. Cela étant dit, il y a des moyens pour faciliter les choses soit pour les directeurs ainsi que pour les employés.
Que prendre en considération pour la gestion du personnel pendant une crise:
La première étape pour maîtriser la situation est de revenir aux principes de base.
- Évaluez votre équipe
- À quoi ressemble votre équipe?
- Où sont les écarts?
Si votre liste ou programmation du personnel n’est pas complète avant qu’une crise frappe, le stress supplémentaire, la fatigue et d’autres facteurs extérieurs pourraient avoir comme conséquence que certains employés quittent l’entreprise.
Revisez votre équipe. Y a-t-il des lacunes dans les compétences, avez-vous besoin de gens additionnels? Y a-t-il possibilité d’un système de jumelage des employés pour les travaux à haute intensité de main d’œuvre ? Pouvez-vous communiquer avec d’autres organisations dans votre région ou réseau pour aider à remplir des lacunes ? Vous assurez-vous que les bonnes personnes sont aux bons endroits selon les besoins du travail et que les quarts de travail des employés sont gérés correctement et de façon responsable ?
- La communication est essentielle
Comment communiquez-vous avec votre équipe de travail?
- Est-il facile pour vous de faire parvenir des informations à votre équipe (et pour votre équipe de vous les faire parvenir)? Lors d’une crise, les choses peuvent changer rapidement. Les bonnes informations doivent parvenir aux bonnes personnes, et les messages doivent être cohérents. Il est tout aussi important que les membres du personnel communiquent entre eux et avec la direction de manière simple et directe pour éviter toute confusion, notamment en ce qui concerne les obligations en matière d’affectation et de rotation.
- Il est important que tous les membres de l’équipe utilisent les mêmes moyens de communication. La communication doit être facile à suivre et à contrôler. Lorsque des changements sont apportés par la direction ou les employés, ils doivent être faciles à voir et à consulter par toutes les personnes concernées.
- Conformité et paie
- Les quarts de travail et les rotations doivent-ils être modifiés et tous les problèmes de conformité sont-ils résolus ?
- Les changements sont-ils ajustés en conséquence par le service de la paie ?
Les règles syndicales, la nécessité de faire davantage d’heures supplémentaires, les nouvelles lois et règlements en matière de planification prévisionnelle, des questions de conformité et de paie normalement compliquées peuvent devenir deux fois plus exigeantes à suivre en temps de crise. Les choses peuvent changer rapidement et souvent, et les salaires et les horaires doivent suivre, ou bien cela peut entraîner des pertes de productivité importantes et une augmentation des coûts de la main-d’œuvre.
Les travailleurs de première ligne ont-ils besoin d’une prime de risque ? Les employés ont-ils droit à une indemnisation pour les articles qu’ils ont achetés pour faire face à la crise pendant leur travail ? Réexaminez la situation régulièrement, vérifiez auprès du personnel et assurez-vous que le service de la paie est sur la même longueur d’onde.
- Sécurité
Comment les problèmes de sécurité et de conformité sont-ils gérés pendant les quarts de travail ? Comment les membres de votre équipe vont-ils pendant cette crise ?
Il est extrêmement important que les informations sur la sécurité et la conformité soient maintenues et que les travailleurs se sentent en sécurité pendant leurs heures de travail. Il est également important de suivre la situation personnelle des employés et de procéder à des ajustements de rotation en conséquence.
En outre, les membres de l’équipe sont susceptibles de rencontrer des problèmes plus personnels que la normale, comme la maladie ou des changements dans la disponibilité des services de garde d’enfants. Veillez à ce que les équipes, les rotations, les listes et les salaires soient modifiés pour aider à gérer le stress et à faire en sorte que les employés se sentent en sécurité.
5. Suivi et planification
Suivez-vous avec précision les performances, les coûts, les ressources utilisées, etc. ?
Êtes-vous en mesure d’apporter rapidement les changements appropriés lorsqu’ils sont nécessaires ?
Quelle que soit la crise, le travail doit toujours être fait correctement et aussi efficacement que possible. Une crise peut avoir un impact considérable sur la rentabilité d’une organisation. Il est donc essentiel de suivre les ressources et de surveiller les tendances et les schémas au sein de l’entreprise pour prendre les bonnes décisions.
Les schémas sont-ils faciles à suivre et à analyser ? Peut-on voir facilement où vont l’argent et les fournitures ? Y a-t-il une possibilité de modifier les opérations pour profiter d’une demande accrue ? Un suivi et des rapports approfondis et précis sont essentiels pour assurer la viabilité des entreprises, tant en mode de crise qu’en dehors de celle-ci.
Sachez quand demander de l’aide
La gestion de la main-d’œuvre pendant une crise peut exiger beaucoup d’énergie mentale et physique. Cependant, il existe des moyens de faciliter les choses.
- Commencez par les éléments de base énumérés dans la section ci-dessus.
- Demandez des conseils à vos dirigeants, vos pairs, vos employés et aux professionnels.
- Examinez l’automatisation et la gestion numérique de la main-d’œuvre.
- Il existe de nombreuses options modernes pour rendre chaque aspect de la gestion du personnel plus facile et plus efficace.
- Assurez-vous que vous prenez soin de vous et que vos employés font de même.
- Il est beaucoup plus facile de surmonter une crise en équipe.
Vous avez besoin d’aide, de conseils ou de directives pour préparer votre organisation à une crise ou à l’avenir ? Contactez-nous.